Você já sentiu que planejar é uma perda de tempo porque quase nada sai como você projetou? Muita gente associa planejamento (sobretudo o pessoal) a algo rígido, estruturado, complexo e acaba tendo dificuldade de colocar os objetivos em prática. Além disso, não cumprir o que foi planejado gera uma sensação de frustração e de ansiedade que prejudica a própria motivação para replanejar e executar. Algumas pessoas chegam a paralisar e a procrastinar. Mas será que o problema é o planejamento em si ou a forma de planejar e executar?
Num cenário de instabilidades e incertezas, é essencial ter flexibilidade para ajustar as ações de acordo com as mudanças de contexto. Isso demanda um novo modelo mental em que o erro e o não cumprimento de uma tarefa fazem parte do processo de aprendizado. Ter um norte, saber para onde estamos caminhando é fundamental para nos sentirmos realizados, confiantes e bem sucedidos. Por outro lado, é preciso ter clareza de que ajustes de rota são necessários e que muitas variáveis não consideradas surgirão pelo caminho.
No ambiente empresarial, existe uma tendência de flexibilização e simplificação de processos. Alguns exemplos são:
- as metodologias lean (ou enxutas) de gestão, que são inspiradas no sistema de produção da Toyota;
- as metodologias ágeis de gestão de projetos, que vieram à tona no contexto de desenvolvimento de software;
- a criação de modelos de negócios em vez de planos de negócios que surgiram para atender às necessidades de startups inovadoras.
Nas minhas consultorias e mentorias, proponho a aplicação desses conceitos mais fluidos e iterativos também para a vida pessoal. Neste texto vamos explicar os principais passos para fazer um planejamento pessoal inspirado nos conceitos da metodologia Scrum.
O que é Scrum?
Scrum é uma metodologia ágil para gerenciar projetos complexos de forma iterativa, ou seja em ciclos chamados sprints. Ele surgiu para ajudar na organização e planejamento de projetos de desenvolvimento de software, considerando que nem sempre o escopo é definido com tanta clareza no início e mudanças solicitadas pelo cliente são inevitáveis.
Existem alguns papéis bem definidos na metodologia:
- o product owner, que é o líder do produto, quem decide a prioridade das entregas;
- o scrum master, que é um facilitador, quem garante o andamento do projeto de acordo com a metodologia;
- equipe de desenvolvimento, que são os profissionais que executam as tarefas para a entrega do produto
Além desses papéis a metodologia prevê algumas rotinas. Resumindo, as entregas ficam organizadas numa lista chamada backlog e são priorizadas pelo product owner. A execução das atividades é feita num período de tempo chamado sprint, que pode ser semanal, quinzenal ou mensal. Diariamente, a equipe faz uma breve reunião para saber o que foi feito no dia anterior, o que vai fazer no dia e se existe algum impedimento. Quando surge a necessidade de algo novo ou de alguma mudança, entra no backlog e é priorizado na próxima sprint.
E como isso se aplica ao planejamento pessoal?
Você deve ter percebido que no Scrum não é necessário ter uma visão do todo para que o projeto avance e, mesmo que haja mudanças, elas são bem-vindas e incorporadas ao backlog. Existe projeto mais complexo e incerto que a nossa própria vida? A proposta é que o seu planejamento pessoal seja flexível, dinâmico e com foco em realizações que estejam alinhadas ao seu objetivo atual. É importante que você observe sua vida como um todo e que reconheça que é natural priorizar o trabalho em alguns momentos, a família em outros, o lazer em outros.
Ter clareza do que vai trazer o maior benefício geral para você e colocar seus objetivos em prática de uma forma estruturada e baseada em resultados concretos gera alívio da ansiedade, do estresse e melhora a satisfação pessoal. Gostou dessa forma ágil e flexível de realizar seu planejamento pessoal? Então confira esse passo a passo para colocar em prática agora mesmo.
1: Descreva o resultado esperado
É essencial que você tenha clareza do que você pretende alcançar. Neste momento, não há necessidade de ser objetivo. Você pode considerar sensações e conquistas intangíveis. Escrever o que você deseja pode ajudá-lo a estruturar os pensamentos. Se preferir, você pode separar por contexto, como profissional, saúde, relacionamentos… O ideal é pensar num horizonte de um a dois anos. Não se esqueça de incluir pendências que precisam ser resolvidas.
2: Inclua as entregas num backlog
Agora é hora de transformar o que você espera alcançar em evidências claras. Este é o momento de transformar os desejos intangíveis em objetivos concretos. A intenção não é detalhar, mas ter clareza das entregas. Você pode anotar num caderno ou usar ferramentas como o Trello (gratuito) ou Leankit (pago), que ajudam a ter uma estruturação visual e recursos que facilitam a organização.
3: Planeje seu sprint
Para um planejamento pessoal, recomendamos um sprint de uma semana. Escolha um dia fixo para planejar suas ações. Pode ser num domingo à noite ou segunda de manhã por exemplo. É só olhar para seu backlog e priorizar o que é possível ser realizado ao longo de uma semana. Se a entrega necessita de mais de uma semana para ser concluída, é hora de quebrá-la em partes menores. O objetivo é que seja simples e flexível.
4: Faça revisões diárias
No início de cada dia, pergunte-se: o que você fez ontem para atingir a meta semanal; o que você vai fazer hoje para avançar nesta meta e se existe algum impedimento para alcançá-la. Dessa forma, você mantém a motivação, o foco e consegue ser mais produtivo. Se algum objetivo novo surgir (que não seja urgente), coloque no seu backlog para ser priorizado na semana seguinte.
5: Faça retrospectivas semanais
Ao final da sprint, é importante você verificar o que foi realizado, incluir o que ficou pendente no backlog, avaliar o que pode ser aprimorado e, claro, aprender com os erros e acertos. Você vai perceber que essa forma ágil de planejar e executar traz mais leveza e também efetividade para sua vida.
Tem alguma forma de planejamento que funciona melhor com você? Compartilhe nos comentários.
